1. ОТДЫХАЙТЕ ПОСЛЕ ОБЕДА
У человека есть два пика активности, обусловленные биологическими часами — с 9 до 12 и с 16 до 19 часов. С 12 до 16 трудовой порыв идет на спад, поэтому в это время не назначайте важных встреч и отмените дела, требующие концентрации.
Недаром британский премьер-министр Черчилль сделал дневной сон обязательным пунктом своего расписания, и будить его разрешалось только в случае нападения на страну. Пятнадцати минут сна
достаточно, чтобы мозг успел освежиться, а организм получил заряд бодрости.
2. СТРОЙТЕ РЕАЛИСТИЧНЫЕ ПЛАНЫ
Непременное условие удачного рабочего дня — четкий план. Но не относитесь к нему как к закону — это лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления. Разбивайте задачи на
«жесткие», привязанные к конкретному времени, «гибкие», которые нужно выполнить в течение дня, и «затратные», которые требуют много времени и сил, но не имеют жесткой временной
привязки.
«Жесткие» встречи, например с клиентами, — это каркас дня, на который нанизываются все остальные дела. Планируя их, резервируйте время на дорогу и организационные нестыковки, перед выездом
уточняйте, как найти офис, нужно ли заказать пропуск, следует ли захватить с собой ноутбук — это сэкономит время.
В группе «гибких» задач выделяйте красным маркером две-три самые важные, горящие проблемы и начинайте работу со списком именно с них. Причем записывайте не абстрактно «провести совещание», а
сразу формулируйте цель — «дать толчок новому проекту, распределить задания по отделам». Используя сильные, действенные глаголы, вы ориентируйте себя на результат.
Для решения дел последней, «затратной», категории используйте метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие или
самые приятные кусочки. Через некоторое время в вашем «сыре» будет столько «дырок», что «доесть» его будет несложно.
3. НЕ ОТКЛАДЫВАЙТЕ ДО ПОСЛЕДНЕГО
У каждого из нас есть висящие дела — при встрече с директором узнать о судьбе нового проекта, обновить список рассылки, сдать дубленку в химчистку. Эти задачи не горят, но тормозят развитие
долгосрочных проектов. Чтобы не забыть о них в суматохе дел, разбейте их на группы, привязанные к месту или определенному человеку — «у начальника», «в бухгалтерии», «по дороге домой». Также
можно разбить их на группы по обстоятельствам — «когда одобрили проект», «когда шеф в хорошем настроении».
А вот для решения важных проблем рекомендуют метод «лягушки» — так в тайм-менеджменте называются неприятные, но требующие решения задачи: переговорить с упрямым клиентом, подписать заявление
на отпуск у шефа, записаться, наконец, к зубному. Один коллега рассказал, как он решил проблему с налоговой инспекцией. Вопрос был несрочный, но откладывать до бесконечности его было
нельзя.
Он разделил огромную «лягушку» на много маленьких кусочков — прописал целых сто шагов: «купить конверт», «найти в справочнике адрес налоговой», «надписать конверт» и т.д. И каждое утро
вычеркивал по пять пунктов. Через месяц вопрос был закрыт. Следуйте испанской поговорке: «Каждое утро съедайте лягушку: если не съесть ее с утра, она будет портить вам настроение весь
день».
4. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ
Начальник спешит поделиться свежими мыслями, коллега просит совета, секретарь переключает посторонний звонок... Если сложить вместе эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие
моменты — «попить кофе», «найти в интернете песню», «позвонить домой», то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени.
Действенный метод борьбы с воришками — хронометраж. Возьмите блокнот и каждые полчаса записывайте, чем вы занимались с точностью до пяти минут. Например, 9:15 — заварила чай, 9:25 — начала
делать отчет, 9:30 — открыла и стала читать почту, 9:35 — зашла Маша, обсудили ее новые туфли, 10:15 — вернулась к отчету.
В конце дня проставьте напротив каждого отрезка времени — «продуктивная работа» или «поглотитель времени». Если вы отвлекаетесь на что-то меньше пяти минут, ставьте галочку, а в конце дня
сложите галочки, умножив сумму на две-три минуты — и вы получите среднюю цифру «украденного времени».
5. ЧЕТКО ВЫДЕЛЯЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ
Если принять за факт три простые аксиомы, лежащие в основе тайм-менеджмента, то все сразу встанет на свои места.
Первое: жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее наполните, зависит только от вас. Второе: время — это материал, из которого сделана жизнь. Любой другой ресурс в ходе жизни может
теряться и приобретаться, и только время тратится. За вычетом сна у нас остается всего триста-четыреста тысяч часов. Во временном смысле никто из людей не миллионер. Третье: время и поступки
человека в нем необратимы.
Эти три факта не позволяют бездействовать. Ведь цель
тайм-менеджмента — не превратить вас в «машину для экономии времени», а помочь изыскать временные ресурсы и пустить их на то, что вам действительно важно. Выделите ключевые области вашей
жизни, главные русла, в которых течет ваше время — карьера, образование, семья, друзья, увлечения, здоровье или собственный бизнес, и нарисуйте дерево, где каждое из них — самостоятельная
ветвь.
Ее длина и мощь определяются тем, сколько времени вы уделяете каждой сфере. Так вместо листопада мелких хаотичных дел вы получите ясную картину вашей жизни и поймете, какие области требуют
больше времени и усилий. И результат не заставит себя ждать — в скором времени вы увидите реальные плоды своих трудов.
Поделитесь с друзьями:
Другие статьи центра эффективного развития человека "Новый старт"
>> Read More
Хотите внуков — уйдите с пути сына!
>> Read More
10 пpизнaкoв moгo, чmo пpишлo вpeмя omпусmиmь чeлoвeкa
>> Read More
Как формируются психологические установки?
>> Read More
ОБИДНАЯ ПРИЧИНА МНОГИХ РАЗВОДОВ
>> Read More
Write a comment